Artikel 1 – Definitie ‘publicatie op de website’

Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op de website van de gemeenteraad Lisse. Stukken die op de website worden geplaatst, blijven op internet vindbaar. Het gaat hierbij nadrukkelijk niet over de publicatie op het gesloten deel van de website van de raad. Het gesloten deel is alleen toegankelijk voor raads- en commissieleden, burgemeester, wethouders en medewerkers van de griffie.

Artikel 2 – Mogelijkheid tot verwijdering van persoonsgegevens

Personen van wie persoonsgegevens op de website vermeld staan kunnen op ieder moment aangeven dat zij deze gegevens verwijderd willen zien. Daartoe moeten zij aangeven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd.

Artikel 3 – Reglement

Voor de publicatie van persoonsgegevens op de website gelden voor de hierna genoemde categorieën van personen de aangegeven gedragslijnen. Voor de categorieën c tot en met f geldt dat betrokkenen via de website worden geïnformeerd over hoe met persoonsgegevens wordt omgegaan.

• a.

  Persoonsgegevens van publieke ambtsdragers (raadsleden, en collegeleden)

  Deze personen functioneren ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, bijvoorbeeld in raadsvoorstellen, verslagen, moties, amendementen en schriftelijke vragen.

   

  Gedragslijn:

  Voor politieke ambtsdragers geldt, tenzij de wet anders bepaalt, dat namen en (zakelijke) e-mailadressen bekend worden gemaakt op de website en dat adressen en telefoonnummers alleen met toestemming van de betrokkenen bekend worden gemaakt.

   

• b.

  Persoonsgegevens van ambtenaren

  Ambtenaren worden regelmatig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen.

  Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking relevant en niet bovenmatig. De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam, de afdeling waar zij werkzaam zijn, zakelijk telefoonnummer en zakelijk mailadres. Een ambtenaar kan hier bezwaar tegen maken, als dit wordt gedaan worden persoonsgegevens geanonimiseerd tenzij zwaarwegende belangen zich hiertegen verzetten.

  Onder bijzondere omstandigheden kan van deze lijn worden afgeweken, bijvoorbeeld als de documenten over een gevoelig vraagstuk gaan en er nadelige gevolgen voor met naam genoemde ambtenaren kunnen zijn als hun betrokkenheid bij het vraagstuk openbaar wordt. Denk bijvoorbeeld aan sluiting van een coffeeshop of ontruiming van een pand.

   

  Gedragslijn:

  Voor ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad geldt in principe dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) op de website worden gepubliceerd, met vermelding van de afdeling en/of de werkeenheid waarvoor zij werkzaam zijn en met vermelding van het zakelijk e-mailadres en het zakelijk telefoonnummer. Onder bijzondere omstandigheden kan van deze lijn worden afgeweken en wordt ook de naam niet vermeld.

   

• c.

  Persoonsgegevens van personen en instellingen/organisaties die brieven of andere geschriften aan de raad richten

  Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt ook voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd met handtekeningenlijsten die (handgeschreven) naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten. Openbaarmaking van deze brieven of geschriften zou betekenen dat via de website alle persoonsgegevens door eenieder rechtstreeks zijn in te zien.

  Het openbaar maken van persoonsgegevens uit ingekomen stukken van burgers moet als bovenmatig worden beschouwd. Het effect deze geschriften kan meestal ook bereikt worden zonder openbaarmaking van de persoonsgegevens. Voor de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger is het voldoende als de geanonimiseerde brief openbaar wordt gemaakt.

  Ook eventuele persoonsgegevens van burgers in brieven van het college aan de raad worden niet openbaar gepubliceerd.

  Brieven/geschriften van instellingen/organisaties zijn naar hun aard meestal minder persoonlijk en bevatten minder persoonsgegevens. Het publiceren van deze brieven met afzender wordt niet als bovenmatig beschouwd.

   

  Gedragslijn:

  Brieven aan de raad van personen en instellingen/organisaties worden op de website van de raad openbaar gemaakt. Brieven van personen worden hiervoor geanonimiseerd, die van instellingen/organisaties niet.

  Alle ingekomen stukken zijn volledig beschikbaar voor raads- en commissieleden.

  Voor petities geldt dat de petitie zelf (de boodschap die men door middel van de petitie wil uitdragen) wordt gepubliceerd. De lijst met ondertekenaars wordt echter niet op de website gepubliceerd. Ook niet wanneer ondertekenaars aangegeven hebben dat hun gegevens openbaar gemaakt mogen worden (bijvoorbeeld op petities.nl). Deze toestemming moet namelijk worden gezien als toestemming aan degene die de petitie is gestart, maar het gaat te ver om deze toestemming op te vatten als een uitdrukkelijke toestemming voor publicatie op de website van de gemeenteraad. De lijst met ondertekenaars is wel beschikbaar voor raads- en commissieleden.

   

• d.

  Personen die tijdens openbare vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, voor zichzelf of namens andere (rechts)personen

  Raadsvergaderingen zijn openbaar en dienen een taak van algemeen belang. De namen van personen die tijdens vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht worden gepubliceerd op de website (dit kan zowel in de vorm van beeld- en geluidsmateriaal als geschreven tekst). Insprekers geven voorafgaand aan de vergadering schriftelijk toestemming voor het verwerken van hun persoonsgegevens. Het uitgangspunt is dat de namen van insprekers mogen worden gepubliceerd/opgenomen en dat zij bezwaar kunnen maken als zij dat echt niet willen. Bij het beoordelen van het bezwaar wordt een afweging van belangen gemaakt (de noodzakelijkheid van het publiceren tegenover het privacybelang van de inspreker).

   

  Gedragslijn:

  De bijdrage van de inspreker wordt in principe op de gebruikelijke wijze uitgezonden via de website van de gemeenteraad en is daar ook achteraf te raadplegen. De naam van de inspreker wordt vermeld in het schriftelijke verslag van de vergadering. Een uitzondering kan aan de orde zijn als de inspreker hier bezwaar tegen maakt. De inspreker wordt over deze handelwijze geïnformeerd bij de bevestiging van haar of zijn spreekrecht. Deze handelwijze staat ook vermeld op de website.

   

• e.

  Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen of daarmee samenhangende documenten

  De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuursorgaan op hoofdlijnen, weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan.

  Dit is soms het geval in bijlagen van raadsvoorstellen, zoals nota’s van zienswijzen bij bestemmingsplannen en bij andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college van burgemeester en wethouders. Zienswijzen worden voor publicatie op de website geanonimiseerd.

  Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. De naam van de bezwaarmaker wordt niet gepubliceerd. Voor de transparantie van het besluitvormingsproces is de inhoud van het bezwaar van belang. Het belang van publicatie van de persoonsgegevens van de bezwaarmaker weegt minder zwaar dan zijn privacybelang.

  Een derde categorie is het burgerinitiatief. Dat is een uitgewerkt voorstel over een onderwerp dat een buurt, een wijk of de gehele stad aangaat. Met een burgerinitiatief vragen burgers de gemeenteraad om een voorstel te bespreken en er een standpunt over in te nemen. Het verzoek moet worden voorzien van de achternaam, de voornamen, het adres, de geboortedatum en de handtekening van de verzoeker (en zijn plaatsvervanger, als een plaatsvervanger wordt aangewezen); de ondersteuningsverklaringen bevatten de voornamen, achternamen, adressen, geboortedata en handtekeningen van de initiatiefgerechtigden die het verzoek ondersteunen.

   

  Gedragslijn:

  Persoonsgegevens in openbare raadsstukken en daarbij behorende bijlagen, voor zover die op de website worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd.

  Ondersteuningsverklaringen bij burgerinitiatieven worden niet op de website gepubliceerd. Voor alle hierboven genoemde categorieën geldt dat gemeenteraadsleden alle stukken wel inclusief de persoonsgegevens kunnen raadplegen.

   

• f.

  Voorstellen over benoemingen

  Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens naam, niet openbaar gemaakt.

Artikel 4 – Anonimiseren van persoonsgegevens

In die gevallen waarin anonimiseren volgens dit privacyreglement nodig is worden namen en andere persoonsgegevens verwijderd. Voor zover het voor een goed begrip van de tekst nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld de aanvrager, de klager, (derde) belanghebbende etc. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de rechtspraak.

Artikel 5 – Stukken ingediend door raadsleden

Bepalingen in dit privacyreglement zijn van overeenkomstige toepassing op publicatie van stukken die door raadsleden worden ingediend.

Artikel 6 – Inzage ingekomen stukken (e.d.) door derden

Ingekomen brieven van burgers en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd kunnen interessant zijn voor derden. In dit privacyreglement is opgenomen dat ze geanonimiseerd op de website worden gepubliceerd.

Een verzoek tot inzage in de niet geanonimiseerde stukken wordt dan behandeld conform de Wet openbaarheid van bestuur en Wet open overheid. Uitgangspunt hierbij is dat alles openbaar is, tenzij een uitzonderingsgrond geldt. Met de personen in kwestie wordt, zo nodig, contact opgenomen in hoeverre zij bezwaar hebben tegen het openbaar maken van de persoonsgegevens. Eventuele inzage van de niet geanonimiseerde stukken kan op verzoek geschieden. Reproduceren van persoonsgegevens is daarbij niet toegestaan. Indien men de stukken per e-mail of per post wil ontvangen worden deze stukken geanonimiseerd verstrekt.

Artikel 7 – Ingangsdatum

Dit privacyreglement treedt in werking met ingang van de dag na publicatie.